Microsoft duplica el tamaño de los buzones de Exchange Online para Microsoft 365 Business: ¿Qué implica realmente?
Durante años, uno de los inconvenientes de las licencias Microsoft 365 Business era el límite de 50 GB para los buzones de Exchange Online.
Mientras que los clientes con Microsoft 365 E3, E5 o Exchange Online Plan 2 disponían de 100 GB, las organizaciones que utilizaban Business Basic, Business Standard o Business Premium debían convivir con la mitad de capacidad.
Eso está cambiando.
Microsoft ha comenzado el despliegue de una actualización que aumenta automáticamente la cuota de los buzones principales hasta los 100 GB para las licencias Business, eliminando una diferencia histórica entre las gamas Business y Enterprise.
Aunque pueda parecer un cambio menor, tiene implicaciones tanto técnicas como económicas para los administradores de Microsoft 365.
¿Por qué Microsoft hace este cambio?
Durante los últimos años Microsoft ha ido acercando las capacidades de Microsoft 365 Business Premium a las licencias Enterprise.
Business Premium ya incorpora funcionalidades como:
- Microsoft Defender for Business.
- Conditional Access.
- Intune.
- Windows Business.
- Entra ID P1.
- Advanced Hunting.
Ahora también reduce una de las diferencias más visibles de Exchange Online, el tamaño.
El mensaje es bastante claro: Microsoft quiere que Business Premium siga siendo una solución muy competitiva para pequeñas y medianas empresas.
¿Qué cambia exactamente?
Hasta ahora:
| Licencia | Tamaño del buzón |
|---|---|
| Business Basic | 50 GB |
| Business Standard | 50 GB |
| Business Premium | 50 GB |
Tras el despliegue:
| Licencia | Tamaño del buzón |
|---|---|
| Business Basic | 100 GB |
| Business Standard | 100 GB |
| Business Premium | 100 GB |
El cambio se realiza automáticamente y no requiere ninguna acción por parte del administrador.
Eso sí, Microsoft está realizando un despliegue progresivo, por lo que es normal que durante unas semanas convivan usuarios con 50 GB y otros con 100 GB.
¿Qué NO cambia?
Aquí es donde muchos administradores podemos confundirnos.
100 GB de buzón no significa quitar la Exchange Online Plan 2, ya que Exchange Online Plan 2 sigue incorporando funcionalidades que Business continúa sin ofrecer, entre ellas:
- Auto-expanding Archive.
- Funciones avanzadas de Compliance.
- Capacidades adicionales de eDiscovery.
- Características avanzadas de retención.
- Algunas funcionalidades de archivado empresarial.
Eso si, la mayoría de usuarios que tienen estas licencias es por espacio, la verdad.
¿Qué impacto tiene para los administradores?
Aquí empieza lo interesante.
Muchas organizaciones contrataron en su día complementos de Exchange Online Plan 2 únicamente porque determinados usuarios habían alcanzado los 50 GB.
Con esta actualización merece la pena revisar si esos complementos siguen siendo necesarios.
No significa que todas las licencias puedan eliminarse, pero sí que muchos tenants probablemente estén pagando por una capacidad que ahora ya viene incluida.
Una buena oportunidad para revisar el licenciamiento
Si administras Microsoft 365, aprovecharía esta actualización para revisar aspectos como:
- Usuarios con Exchange Online Plan 2.
- Usuarios cercanos a los 50 GB.
- Buzones compartidos licenciados.
- Buzones de antiguos empleados.
- Cuentas departamentales.
- Licencias infrautilizadas.
Muchas veces un cambio aparentemente pequeño termina convirtiéndose en una oportunidad para optimizar costes.
¿Cómo comprobar si el cambio ya se ha aplicado?
Desde el Exchange Admin Center puedes consultar la cuota asignada a cada buzón.
También puedes hacerlo mediante PowerShell:
Get-EXOMailbox usuario@empresa.com | Select DisplayName,ProhibitSendReceiveQuotaSi el despliegue ya ha llegado a tu tenant, la cuota mostrará aproximadamente 100 GB.
¿Y qué pasa con el archivo online?
El cambio afecta al buzón principal. No modifica por sí mismo el funcionamiento del Online Archive, que continúa dependiendo de la licencia y de las características disponibles en Exchange Online Plan 2 o en los planes Enterprise.
Mi opinión
Personalmente creo que esta actualización tiene más importancia de la que parece.
No porque pasar de 50 GB a 100 GB vaya a cambiar el día a día de los usuarios, sino porque reduce una de las diferencias históricas entre las licencias Business y Enterprise.
Microsoft lleva varios años reforzando Business Premium hasta convertirla en una de las licencias con mejor relación entre coste y funcionalidades de todo Microsoft 365. Este cambio encaja perfectamente con esa estrategia.
Si administras Microsoft 365, merece la pena revisar tu tenant durante las próximas semanas. Es posible que descubras que puedes mantener exactamente el mismo servicio… pagando menos.
